انضم إلينا
اغلاق
هل تعانى من نقص في الإنتاجية؟ ربما تصميم مكتبك هو العائق

هل تعانى من نقص في الإنتاجية؟ ربما تصميم مكتبك هو العائق

محمد الجاويش

محرر منوعات
  • ض
  • ض

عندما يأتي الحديث عن الإنتاجية، التي أصبحت بالمناسبة محور اهتمام الجميع في الآونة الأخيرة، ينحصر الكلام في زاوية ضيقة تركز على 3 محاور وحسب، هي: التركيز، والوقت، والطاقة، طبعا هي عناصر أساسية لا شك. لكن ماذا عن بيئة العمل؟ الجميع يدرك أن تعزيز الإنتاجية من المفترض أن يكون أولوية لدى المؤسسات والشركات، لكنهم في الغالب لا يركزون على أجواء وبيئة العمل، وهنا نقصد بيئة العمل المادية الملموسة، وليست بيئة العمل على مستوى أساليب وقواعد سير العمل والتواصل الاجتماعي بين العاملين.

 

حسنا، سوف نضرب مثالا بسيطا قد يبرز مدى أهمية بيئة العمل كعنصر رئيس من عناصر الإنتاجية، جميعنا يعرف وادي السليكون بشركاته الرائدة، لكن هل نعلم أن تلك الشركات توظف أعتى المصممين والمهندسين المعماريين لتصميم مكاتبها وبيئة عملها بشكل يتوافق مع الطموحات الإبداعية العملاقة لموظفيها، ناهيك بإضافة الكثير من الأمور التي لا نعرفها إلا كرفاهيات، على سبيل المثال؛ يحتوي مقر شركة "دروب بوكس" الشهيرة على غرفة مخصصة للعب مع غرفة موسيقى متكاملة أخرى، ويحتوي مقر "تويتر" على غرف للعب بطاولات كرة القدم وأستوديوهات مخصصة لممارسة اليوغا، ويضم مقر "فيسبوك" على سطح مبناه مساحة خضراء تبلغ نحو 9 أفدنة يتخللها ممر للمشي لمسافة نصف ميل.[1]

   

   

بالطبع الشركات المتوسطة والمشاريع الناشئة والمؤسسات صاحبة التمويل ورأس المال المتوسط وحتى الأفراد من المستقلين (الفريلانسرز) غير قادرين على توفير ما توفره تلك الشركات العملاقة. لكن رغم ذلك، يمكن إضافة بعض اللمسات والإضافات التي قد تكون بسيطة في مجملها لكنها قادرة على جعل بيئة العمل أكثر صحة وتأتي بثمار ملحوظة تعود على الإنتاجية. لذا إن كنت رب عمل مسؤولا عن تصميم بيئة العمل لغيرك من الموظفين، أو إن كنت موظفا تعمل في شركة ما أو تعمل عملا مستقلا من المنزل، يمكنك الأخذ بهذه النصائح لتصميم بيئة عمل أكثر إنتاجية.

 

بيئة العمل المفتوحة أم المغلقة.. أيهما أفضل؟

الاختيار بين بيئات العمل المفتوحة والمغلقة هو خيار صعب لا شك، فهو أحد العوامل التي تؤثر على الموظفين بشكل كبير. بحسب أحد التقارير التي قام بها المجلس العالمي للأبنية الخضراء في عام 2015، فإن تصميم المكاتب وبيئة العمل يؤثر بشكل فج على صحة الموظفين ورفاهيتهم وإنتاجيتهم. [2] رغم ذلك فإن الجدال بين أفضلية إحدى بيئات العمل تلك على نظيرتها هو سجال طويل ليس بحديث العهد، لا غالب فيه ولا مغلوب. حتى الآن لا ثمة إجابة صحيحة وأخرى خاطئة، فكل بيئة منهما لها طبيعتها الفريدة في حجمها وأهدافها التي تطوّع بشكل رئيس لخدمة المشروع أو الشركة.

 

خلال القرن العشرين، كان تصميم بيئات العمل غالبا ما يقتصر على النموذج المفتوح الذي تصطف فيه المكاتب صفا واحدا كالفصول المدرسية. لكن مع نهاية الستينيات، قدَّم المصمم روبرت بروبست الذي انضم لشركة "هيرمان ميلر" الشهيرة للأثاث المكتبي تصميما بديعا مرنا لتحسين مكاتب العمل المفتوحة بشكل كبير. [3] كان ذلك التصميم ذا 3 جدران يمكن إعادة تشكيلها وفقا للحاجة مع الكثير من أسطح العمل وأرفف العرض ومستويات متعددة لمكتب العمل تمنح الموظفين حرية العمل في الوضع المناسب لهم جلوسا كان أو وقوفا. هذا التصميم كان قادرا على زيادة إنتاجية الموظفين بشكل كبير عبر منح الموظفين الاستقلالية وجعلهم أكثر خصوصية. [4]

   

لا يزال نموذج المكاتب المكعبة أحد أنواع بيئات العمل المفتوحة بشكل أو بآخر

مواقع التواصل الاجتماعي
    

لكن للأسف كالكثير من الاختراعات النبيلة التي دُنّست بخطيئة الرأسمالية، لم يُحقق هذا النموذج المبيعات المرجوة، وتحوّل النموذج الذي كان مصمما لأن يمنح الموظفين الكثير من الراحة والاستقلالية إلى المكاتب المكعبة قبيحة الشكل والهيئة التي أصبحنا نراها في أي مؤسسة أو شركة مهما كانت طبيعة عملها. بالطبع هذا التحول كان لغرض وحيد، هو حشد أكبر عدد من الموظفين في مساحة صغيرة، وبالتالي توفير كثير من النفقات التي كانت ستذهب إلى المكاتب المغلقة الواسعة التي تمنح الموظفين استقلالية وخصوصية حقيقية وليست صورية كما في هذا النموذج.

 

لكن للمفارقة الساخرة، لا يزال نموذج المكاتب المكعبة أحد أنواع بيئات العمل المفتوحة بشكل أو بآخر. أما مؤخرا، فبدأت تنتشر بيئات العمل المفتوحة مرة أخرى بشكل أكثر حداثة، خاصة مع انتشار المشاريع الناشئة ذات رأس المال المحدود، وتوغل طبيعة العمل الحديث نسبيا كالعمل المستقل والعمل عن بُعد. المنطق وراء عودة هذا النموذج من بيئات العمل وانتشاره بقوة هو أن الموظفين سيكونون أكثر سعادة وإنتاجية بل وإبداعا أيضا عندما يعملون مع بعضهم بعضا ويتفاعلون بشكل أكبر فيما بينهم حيث يتعلم أقلهم خبرة من أكثرهم، إلخ، بدلا من أن يكونوا معزولين خلف جدران المكاتب. [5] لكن هل هذا يجب أن يكون صحيحا دائما؟ بالطبع لا.

  

 

في عام 2011، نشر الباحثون في كلية الأعمال بجامعة ليدز ورقة بحثية تحليلية راجعت أكثر من 100 بحث ودراسة حول بيئات العمل والمكاتب المفتوحة، أكدت أن المكاتب المفتوحة تؤدي إلى انخفاض مستمر في معدلات انتباه وتركيز الموظفين. وكشفت ورقة بحثية أخرى مشابهة تمت في الكلية الأسترالية لإدارة الخدمات الصحية، وحللت أكثر من 50 دراسة استقصائية حول المكاتب المفتوحة، أن الموظفين في بيئات العمل المفتوحة يواجهون العديد من المشاكل مثل: التشتيت والضوضاء، وافتقار الخصوصية وفقدان الهوية وانخفاض إنتاجية العمل، ناهيك بانخفاض التحفيز والرضا الوظيفي.[6]

 

الخلاصة، إن كنت صاحب شركة يتحتم عليك النظر جيدا إلى حجم شركتك وطبيعة عملها، واتباع منهج متعدد التخصصات عند اتخاذ القرارات فيما يتعلق بأي نوع من بيئات العمل يتلاءم بشكل أفضل مع متطلبات موظفيك. أما إن كنت تعمل عن بُعد أو تعمل كمستقل من المنزل، فأنت بالفعل تعمل في بيئة عمل مغلقة، وهذا جيد. لكن إن كنت تُفضل العمل في البيئات المفتوحة مع غيرك بين الفينة والأخرى، فيمكنك العمل مع أصدقائك أو زملائك، أو حتى الذهاب إلى مساحات العمل المشتركة التي أصبحت منتشرة بشكل كبير.

  

الألوان لا تتشابه!

هل فكّرت يوما أن لون الجدار المقابل لمكتبك من الممكن أن يؤثر على حالتك المزاجية والنفسية ومعدل إنتاجيتك؟ نعم، ذاك الجدار الذي لا يبرح مكانه وتحدق فيه لساعات طوال يوميا قد يكون عاملا جوهريا في قلة إنتاجيتك وانعدام رضاك الوظيفي. لكن كيف ذلك! الألوان من العوامل السحرية التي تستغلها الأغلبية الساحقة من المؤسسات والشركات والمواقع الإلكترونية وحتى المقاهي والمطاعم في التأثير على موظفيها وعملائها. فالألوان المختلفة ذات تأثيرات نفسية مختلفة قد تنعكس على طريقة التفكير اللاوعي والحالة الشعورية الخاصة بك، للدرجة التي يستخدمها أصحاب الشركات لتعزيز إنتاجية موظفيهم ورضاهم الوظيفي.

   

يُعتبر اللون الأخضر من الألوان المميزة التي ترتبط بالطبيعة والنمو، لذا يمكن استخدامه في غرفة المكتب لما له من تأثير جيد

مواقع التواصل الاجتماعي
 

كشفت إحدى الدراسات البحثية التي أُجريت في كلية العمارة بجامعة تكساس بقيادة دكتورة التصميم الداخلي نانسي كوالالك، بهدف دراسة الآثار النفسية للألوان على صحة العاملين في المكاتب وإنتاجيتهم ورضاهم الوظيفي، أن الألوان تثير ردة فعل دماغية تؤثر على مزاج الموظفين وإنتاجيتهم الإجمالية، رغم عدم وجود أي صلة مباشرة بين الحالة المزاجية وأداء الموظفين. [7] هذا يعني أن ألوان جدران مكتبك تؤثر بشكل مباشر على أدائك في العمل، لكن كيف يمكن استخدام الألوان للتأثير الإيجابي على بيئة العمل؟ في البداية يجب التعرف على الدلالة النفسية وراء كل لون قبل استخدامه، وعدم استخدام أي لون لمجرد أنه لون عصري أو رأيته في منزل أحد أصدقائك أو أحد المكاتب التي زرتها مؤخرا.

 

على سبيل المثال، يُفضل استخدام اللون الأزرق في المكتب وبيئة العمل باعتباره واحدا من الألوان الأكثر إنتاجية، حيث يتميز بتأثيره المهدئ المحفز للتركيز، ما يجعله خيارا ملائما لطبيعة الأعمال المعقدة بعض الشيء التي تتطلب تركيزا مفصلا. قد يكون ذلك هو السبب الرئيس الذي يجعل اللون الأزرق أحد أكثر الألوان استخداما من قِبل شركات التقنية الكبرى بما فيها فيسبوك وغوغل وأمازون ومايكروسوفت وغيرها. ويُعتبر اللون الأخضر من الألوان المميزة التي ترتبط بالطبيعة والنمو، لذا يمكن استخدامه في غرفة المكتب لما له من تأثير جيد يعزز الابتكار والإبداع والتوازن. [8]

 

كذلك يُعد اللون الأحمر من الألوان القوية عاطفيا المحفزة التي يمكن استخدامها إلى جانب البرتقالي أو الأصفر أو الوردي. على النقيض تماما، لا يُنصح باستخدام اللونان البني والأبيض في طلاء جدران مكتب العمل على نطاق واسع لما لهما من تأثير سيئ، فمثلا يُعد اللون البني من الألوان المرتبطة بالكسل. بينما يُعتبر الأبيض هو الأسوأ على الإطلاق عند استخدامه على نطاق واسع لما له من تأثير شعوري بالعزلة والبرودة الذي ينعكس على قلة الإنتاجية والإبداع. [9] كذلك يُنصح بعدم استخدام اللون الرمادي على نطاق واسع إن كانت غرفة المكتب تفتقر إلى النوافذ والضوء الطبيعي.

  

   

اجعل مكتب العمل مضيئا ومشرقا

تُعتبر التهوية ودرجة الحرارة والإضاءة من العوامل التي تهمل بشكل كبير في بيئات العمل ويعتبرها أرباب العمل من العناصر الثانوية رغم أهميتها الحيوية في تعزيز الإنتاجية وتحقيق الراحة والرضا الوظيفي لدى الموظفين. لطالما كانت ترتبط التهوية الجيدة بخلق بيئة صحية معززة بالهواء النقي، عبر منع تراكم الرطوبة وإزالة ملوثات الهواء المتبقية داخل الغرفة أو المبني، الآن الوضع لم يعد كما كان في السابق، فأصبحت التهوية عنصرا جوهريا يرتبط ارتباطا وثيقا بتعزيز الإنتاجية داخل مكان العمل.

 

تشير مجموعة ضخمة من الأبحاث التي شملها تقرير المجلس العالمي للأبنية الخضراء في عام 2015 إلى أن الهواء الداخلي الجيد الذي يحتوي على تركيزات منخفضة من ثاني أكسيد الكربون والملوثات ومعدلات تهوية عالية يمكن أن يؤدي إلى تحسين الإنتاجية بنسبة تتراوح بين 8 إلى 11٪. [10] فالهواء الخارجي يجدد الأكسجين الذي تتنفسه أثناء العمل، لذا لا يمكن بأي شكل من الأشكال إهمال التهوية الجيدة لمكتبك أو بيئة العمل الخاصة بك، إذا كانت تتضمن غرفة المكتب نافذة أو أكثر حاول استخدامهم كمصدر للتهوية الطبيعية وتعزيز جودة الهواء داخل الغرفة.

 

أما إذا كنت تقيم في مدينة مزدحمة وجودة الهواء الطبيعي الذي يصلك من الخارج منخفضة أو يحتوي على نسبة مرتفعة من الملوثات، يمكنك الاعتماد على مكيف الهواء أو الأجهزة المنقية للهواء. عند الاعتماد على مكيف الهواء كحل لتوفير الهواء النقي، قد تظهر مشكلة الراحة الحرارية باعتبارها أحد العوامل المهمة ذات التأثير الكبير على الرضا الوظيفي للموظفين. لكنّ درجة الحرارة أمر فردي بكل تأكيد يختلف من شخص لآخر، لذا يستطيع كل شخص ضبط درجة الحرارة للدرجة التي يشعر معها بالراحة.

     

إن كنت ترغب في تعزيز إنتاجيتك لا تهمل التعرض لضوء النهار الطبيعي، حاول تغيير موضع مكتبك وجعله مباشرا للنوافذ بحيث تتلقى أكبر قدر ممكن من الإضاءة الطبيعية

مواقع التواصل الاجتماعي
  

يُعد الضوء وخاصة الطبيعي منه من العوامل الجوهرية في تعزيز الصحة العامة وجودة النوم، لكن أيضا من العوامل الفريدة التي تعزز الإنتاجية في العمل وتحسن الراحة والرضا الوظيفي لدى الموظفين. في دراسة بعنوان "تأثير التعرض لضوء النهار في مكان العمل على النوم والنشاط البدني ونوعية الحياة" قارن الباحثون بين أداء الموظفين الذين يعملون في مكاتب إلى جوار النافذة وغيرهم، واكتشفوا أن معدل إنتاجية الموظفين الذين عملوا إلى جوار النوافذ وتعرضوا للضوء الطبيعي كان أكثر من نظرائهم الذين عملوا بعيدا عن النوافذ ولم يتعرضوا للكمية نفسها من ضوء النهار. [11]

 

لذا، إن كنت ترغب في تعزيز إنتاجيتك لا تهمل التعرض لضوء النهار الطبيعي، حاول تغيير موضع مكتبك وجعله مباشرا للنوافذ بحيث تتلقى أكبر قدر ممكن من الإضاءة الطبيعية. لكن إذا اضطررت إلى العمل في مكان بلا نوافذ أو مكان لا يتلقى إضاءة طبيعية كافية، فهناك طرق أخرى لزيادة كمية الضوء التي يمكنك الحصول عليها أهمها الإضاءة الصناعية. الإضاءة الصناعية جيدة هي الأخرى، لكن إذا كنت ترغب في محاكاة مظهر الضوء الطبيعي فاستخدم المصابيح ذات الطيف الكامل التي تحاكي ضوء النهار وتحافظ على الإضاءة دافئة وناعمة كمصابيح التنجستين الهالوجينية.

 

اشترِ نباتا وضعه إلى جوارك

في وقت سابق من العام الماضي 2018، افتتحت أمازون داخل مقرها الرئيسي في مدينة سياتل غابة نباتية تحت اسم "The Spheres"، وهي عبارة عن مجموعة من ثلاث قبب زجاجية عملاقة تضم أكثر من 40 ألف نبتة من أكثر من 400 نوع من 30 دولة مختلفة حول العالم، بهدف تمكين الموظفين من الوصول إلى الطبيعة أثناء يوم العمل، لما لها من تأثير فعال في خفض الإجهاد وتعزيز التركيز وتحسين الإنتاجية وفقا لما صرحت به أمازون. [12] قبل ذلك بعدة سنوات، بالتحديد في عام 2014، توصلت دراسة أُجريت في جامعة كوينزلاند الأسترالية إلى أن المكتب المزين بحياة نباتية يمكن أن يزيد من إنتاجية الموظفين بنسبة تصل إلى 15%. [13]

  

  

رغم بساطة فكرة وضع نبتة أو أكثر في بيئة العمل، فإن تلك النباتات البسيطة تخلق بيئة عمل أكثر إيجابية من خلال تجديد الهواء وتنقيته، وخفض الضوضاء وتحسين التركيز، وتعزيز الحالة المزاجية والرضا في مكان العمل، مما ينعكس في النهاية بشكل كبير على الإنتاجية. لذا، لا تهمل خطوة شراء بعض النباتات الداخلية ووضعها إلى جوارك في مكتب العمل أو توزيعها على عدة أماكن إستراتيجية في بيئة العمل. لكن تأكد جيدا من أن النباتات التي تختارها يسهل العناية بها، ويمكنها البقاء على قيد الحياة في ظروف الإضاءة المنخفضة. أبرز الأمثلة على هذه النوعية من النباتات هي؛ الذرة والخيزران والصبار، ونباتات زنبق السلام وشجرة المطاط ونبتة العنكبوت. [14]

 

استثمر في أثاث مريح

الجلوس لفترات طويلة من السلوكيات سيئة السمعة لما له من ضرر جسيم على كافة أجزاء الجسم بدءا من رأسك حتى أخمص قدميك، ناهيك بالأمراض الناجمة عن هذا السلوك بدءا من السِّمنة وليس انتهاء بالسكري وأمراض القلب. ولو أفسحنا المجال لاستعراض الدراسات البحثية التي تطرقت إلى تأثير الجلوس لفترات طويلة على الصحة العامة لاحتجنا إلى تقرير آخر إضافي ولن نستطيع حصر جميعها. حسنا، الجلوس لفترات طويلة مضر، أدركنا ذلك، لكن ما بالك بالجلوس لفترات طويلة على كرسي غير مريح، واستخدام مكتب غير مناسب؟ فأثاث المكتب التقليدي غير المريح لن يجعلك غير مرتاح أو كسولا وحسب، بل يجعلك أكثر مللا وغضبا وأقل إبداعا وتحفيزا مما ينعكس على إنتاجيتك في العمل.

  

لذا، إن كنت تمتلك أثاثا مكتبيا تقليديا غير مريح وتود جعل بيئة عملك أكثر إيجابية وإنتاجية، حاول استبدال ذاك الأثاث بآخر مريح في أسرع فرصة ممكنة. كرسي المكتب له الأولوية بكل تأكيد، لذا استثمر في شراء كرسي مكتبي أكثر راحة، مع مراعاة أن يكون ذا أبعاد مناسبة لمكتب العمل الذي تمتلكه أو ستشتريه، وأن يكون ذا دعم خلفي كاف بمستويات قابلة للتعديل إن أمكن للحفاظ على عمودك الفقري، وذا ارتفاع قابل للتعديل ومسند للذراعين لتتمكن من ضبط مستوى الكرسي مع المكتب والحفاظ على رقبتك ويديك ومعصميك. إذا سنحت لك الفرصة أيضا حاول شراء مكتب مناسب أكثر راحة مع أريكة مريحة للاستلقاء أو القراءة وأخذ فواصل من العمل.

  

 

أضف لمسات من الإلهام

رغم أنه من الشائع أن مكتب العمل المزدحم يعني أنك شخص عبقري أو مبدع أو أيا يكن، لكن هذا ليس صحيحا دائما. فالمكتب المكدّس بالأوراق ومتعلقات العمل التي لا أول لها ولا آخر يؤثر على تركيزك ويجعلك أكثر تشتتا، ويمنحك شعورا مستمرا بالضغط والتوتر ينعكس تلقائيا على إنتاجيتك. لذا رتب مكتب العمل الخاص بك أولا بأول ولا تنتظر أن تتكدّس الأشياء فوق بعضها بعضا حتى تغدو مبدعا، فمكتب العمل المرتب يمنحك شعورا جيدا بالراحة والانفتاح والاسترخاء، مما يساعدك بكل تأكيد على الإبداع.

 

كذلك، يمكن لعناصر غاية في البساطة كالقطع واللوحات الفنية والصور وعبارات التحفيز أن تلعب دورا جوهريا في بث الراحة وتحسين الحالة المزاجية والنفسية وتدفق الإبداع وتعزيز الإنتاجية في نهاية المطاف. لذا تخلص من الفوضى على مكتبك واجعل مكتبك كقطعة فنية عبر تزيينه بالقطع الفنية والتماثيل التي تفضلها، يمكنك استخدام حوائط وجدران غرفة المكتب كمساحات للأفكار لوضع اللوحات الفنية عليها وعبارات الإلهام وغيرها من العناصر التحفيزية التي تمنحك سبلا جديدة للتفكير.

  

  

في النهاية، بيئة العمل تعتمد اعتمادا جوهريا على الإحساس بالراحة والاسترخاء، والبعد عن الضوضاء والتشتت، لأن عدم الراحة والتشتت يترجمان تلقائيا إلى مزيد من الضغط والتوتر اللذين يُعتبران بمنزلة العدو اللدود للإنتاجية. العناصر التي تؤدي إلى الشعور بالراحة تتراوح وتختلف من شخص لآخر، لكن أبرزها تناولناها خلال الأسطر السابقة، لذا فإن أي عنصر آخر قد يساعد في جعلك أكثر راحة كتخصيص مكتب العمل وجعله أكثر حميمية مثلا، فلا تتردد في إضافة هذه اللمسات الخاصة.

تقارير متصدرة


آخر الأخبار